Dám vám zcela zdarma pár rad, jak působit správně na okolí. Dnes si ukážeme schema výroby velké administrativní zátěže.
Nevymyslel jsem to já, jen odpozoroval.
Fáze 1 - tiskárna
Procházejte e-maily několik dnů zpět a všechny jen trochu zajímavé si vytiskněte. Pro každý výtisk si jděte ve vašem open office k tiskárně zvlášť. Některé noste lhostejně, některé za pomalé chůze bedlivě studujte, u některých polohlasem nadávejte, co se to všechno na vás valí a jak se všichni zbláznili.
Fáze 2 - kopírka
Předem si objednejte potřebné kancelářské potřeby - všechny možné i nemožné psací potřeby, barevné zvýrazňovače, různá pravítka, korekční pásky a další věci populární v minulém století.
Sedněte si k hromadě vytištěných e-mailů a postupně je studujte. Z většiny z nich si jděte udělat kopii. Pozor, zase choďte ke kopírce s každým zvlášť. Při návratu od kopírky se chovejte stejně jako při návratu od tiskárny ve Fázi 1.
Pročítejte kopie, podtrhávejte si v nich podle pravítka, barevně zvýrazňujte, škrtejte [podle pravítka] s polohlasným nadáváním. Některé výtisky si pro jistotu znovu zkopírujte. Nikdy nečmárejte do originálů!
Fáze 3 - šanony A
Šanony a fólie do nich musíte mít samozřejmě předem nafasované. Pokud je fasovacím dnem ve vaší firmě úterý, začněte hlasitě naříkat nad nedostatkem šanonů ve středu. Denně opakujte.
Před kolegyněmi říkejte fóliím zásadně "šprcky" a hlasitě se tomu řehtejte. Klidně obden, klidně několik let.
Papíry vyrobené ve fázích 1 a 2 vkládejte do "šprcek" a do šanonů, některé z nich ještě přetím sešijte sešívačkou k sobě. Nedávejte stejné dokumenty k sobě! Originály do jednoho šanonu, kopie do druhého, počmárané kopie do třetího.
Fáze 4 - šanony B
Procházejte různé šanony, listujte v nich. Zkuste najít k důležitému dokumentu v jednom šanonu jeho kopii v jiném šanonu. Není to tak jednoduché, jak si ti flákači kolem vás možná myslí. Nepotřebné, nadbytečné kopie a zastaralé verze dokumentů vyřazujte ze šanonů na stůl. Ne na jedinou hromádku, ale na samostatné, zvláštní hromádky. Pořádek v dokumentech je základ! To zdůrazněte i lidem, kteří snad nemají co dělat a diví se vašemu počínání místo aby pracovali alespoň z poloviny tak usilovně jako vy.
Fáze 5 - šanony C
Šanony si přerovnejte ve skříních. Skříně nechte půl dne otevřené, ať všichni vidí, kolik administrativní práce musíte obsáhnout. Všichni kolemjdoucí musí na první pohled vidět, že šanony ve skříních a poličkách jsou rozmístěny jinak, než byly minule! Nemůžete působit dojmem statického, zahnívajícího archivu. Jste přece dynamický, flexibilní, perspektivní manager! Všechno se musí neustále měnit!
Fáze 6 - likvidace
Hromádky vyřazených papírů již máte na stole nejméně druhý den, snad si jich všichni pořádně všimli. Můžete tedy přistoupit k jejich likvidaci.
Na několik dokumentů musíte použít skartovačku. Sice dělá velký hluk a ruší všechny ostatní, ale důležité interní firemní dokumenty se nesmějí dostat do ruky kdejaké uklízečce. Navíc jste pořízení skartovačky sami prosadili. Dokonce se vám i podařilo napsat ji na účetní oddělení, protože ti mají přece mnohem více papírů a potřebují ji nejvíce. Než jste nastoupil, neměli o tom ani tušení.
Některé dokumenty můžete dát do sběru. Máte jistě speciální místo či nádobu na odkládání papíru do sběru. Dejte si pozor, aby si vás při tom všimlo co nejvíce lidí.
Tak. Co teď s tím zbytkem? Je to trochu chyták, protože managera-začátečníka by to možná nenapadlo. Stoupněte si ke stolu a hezky ve stoje zbylé potištěné papíry trhejte na kusy, které házejte do normálního odpaďáku. Pokud by se tomu snad někdo divil, hlasitě mu vysvětlete, že je nejspíš úplně blbej, když neviděl, že do sběru jste už dali to, co do svěru dát lze. Co nelze dát do sběru, to likvidujete právě teď. Pokud ten udivený tazatel začne otáčet hlavu směrem k zánovní skartovačce, okamžitě začněte někam nutně telefonovat a gestem se mu omluvte z dalšího rozhovoru. Pokud je dotěrný, telefonujte jemu na stůl, veďte do telefonu samomluvu a prstem to zamáčkněte těsně před tím, než on ke svému stolu doběhne. Sluchátko držte ještě chvíli v ruce a pokračujte v samomluvě.
Na závěr obvolejte několik lidí a zkuste je zaúkolovat a pověřit zvýšenou péčí o odpaďáky a nádoby se sběrem ve vašem open space. Není přece možné, aby tu stále bylo všechno plné.
Ještě pár všeobecných rad:
Nemíchejte různé fáze do jednoho dne. Každá fáze totiž musí být prováděna důkladně, aby zabrala přinejmenším celý jeden den. Nikomu nedejte možnost zblízka pozorovat detaily vaší činnosti. Vysledujte člověka, který často používá tiskárnu a kopírku a jmenujte jej ve chvíli, kdy dojde na debatu o nákladech za tonery. Jste přece všímavý a máte na zřeteli blaho společnosti, tedy hlavně všechny možné varianty úspor.
